¿Para qué sirve el Diagrama de Gantt?
Si necesitas información o un ejemplo sobre el diagrama de Gantt, llegaste al lugar correcto. En este post te vamos a contar en qué consiste este instrumento y cómo puedes usarlo en tu planificación de actividades. ¡Continúa leyendo!
¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt o gráfica de Gantt es una herramienta de gestión y planificación de proyectos, ya sean laborales o estudiantiles. Actualmente, este diagrama se constituye como un instrumento intuitivo y útil para programar actividades y determinar la duración de un proyecto.
El uso de diagramas de Gantt se encuentra establecido a mediados de la década de 1920, como un instrumento general de planificación de la producción y era ignorado como método para la gestión de proyectos. Fue descrito por primera vez por Gantt en 1903 en un artículo publicado junto con el artículo “Shop Management” de Frederick W. Taylor.
Se presenta en forma de un gráfico de barras horizontal, que muestra las fechas de inicio, las fechas de finalización, las dependencias, la programación, los plazos, la cantidad de tareas que se debe completar por etapa y quien es el encargado de realizar cada tarea. Esto resulta de gran utilidad cuando un proyecto está conformado por un equipo grande de personas y cada persona tiene que realizar diferentes tareas.
El formato que propone el diagrama de Gantt posibilita corroborar el progreso del proyecto en cuestión. Esto es gracias a que muestra de forma clara el proyecto correspondiente, los cronogramas y las tareas a realizarse en las fechas especificadas.
¿Cuál es la función del diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt cumple con diferentes funciones. Por un lado, comunica el plan o estado de un proyecto. Al mismo tiempo, determina el cronograma del trabajo repartiendo las diferentes tareas a realizarse entre los integrantes del grupo y cuánto tiempo tomará realizar cada tarea.
También, asigna recursos al personal de proyecto, asegurando que todo el equipo conozca la distribución de roles. Así, permite realizar ajustes conforme avanza el proyecto, es común que el plan inicial requiera de cambios.
Por su parte, monitorea e informa el progreso del proyecto. Esto ayuda a cumplir con el programa establecido ya que controla y comunica de manera eficiente el horario en el que se deben llevar a cabo las actividades.
Entonces, este gráfico muestra los eventos claves dentro del proyecto e identifica e informa posibles problemas. Por ejemplo, en caso de que se presente un retraso en el cumplimiento de tareas se toman medidas para terminar las actividades y retomar las fechas previamente establecidas.
¿Qué tener en cuenta al momento de realizar un diagrama de Gantt?
El uso del diagrama de Gantt para implementar tareas específicas debe cumplir con seis principios. Estos apoyan al administrador en la toma de decisiones al momento de asignar los recursos. Estos principios son:
Tiempo
Todo proyecto tiene un límite de tiempo. Es por esto que es importante hacer buen uso del tiempo disponible. Se dice que obedecer los plazos del cronograma es la clave del éxito de todo proyecto.
Objetivo
El uso del diagrama de Gantt implica que las barras del gráfico representan una descripción objetiva y precisa de lo que se va a realizar.
Determinista
Esto implica que las tareas estén completamente definidas, descritas y estudiadas en detalle. No deben de presentarse situaciones de incertidumbre en los objetivos o métodos de un proyecto. Por esta razón se debe definir en un inicio que se quiere realizar, posteriormente se consolida en un contrato y se ejecuta.
Analítico
Las personas comprometidas con el proyecto son las encargadas de realizar una correcta división de las tareas. De esta forma, será mucho más fácil controlar que dichas tareas se realicen en tiempo y forma.
Responsable
Este aspecto se relaciona estrechamente con el compromiso de las partes en el cumplimiento de las tareas a realizar. De esta forma, se asegura el cumplimiento del objetivo.
Secuencia
Este aspecto es fundamental para que el diagrama de Gantt cumpla con la función. Al definir la cronología de actividades se busca garantizar que cada tarea sea completada antes de comenzar con la siguiente.
Ventajas y desventajas del diagrama de Gantt
Antes de definir el ejemplo de diagrama de Gantt, vamos a analizar los pros y los contras de esta herramienta.
Por su parte, este gráfico tiene como principal ventaja la capacidad para describir de forma clara las tareas de un proyecto. Además, también permite especificar la relación de las tareas entre sí, su progreso, la duración de las mismas y del proyecto. Además, permite llevar un control minucioso de los recursos y su utilización. Así como también de las dependencias, los impactos de los cambios de horario y las alertas en casos de que se presenten conflictos de programación.
Una de las principales desventajas de los diagramas de Gantt es que se pueden volver demasiado complejos con muchas dependencias y actividades. En estos casos es mejor producir un plan sencillo donde únicamente se muestran las principales tareas del trabajo.
Otra desventaja, es que en los diagramas de Gantt no se pueden mostrar las prioridades de tareas individuales ni los recursos gastados en cada tarea. Lo que puede ocasionar problemas financieros al no poder evaluar en donde se gastó cierta parte del dinero.
¿En qué casos se puede utilizar el diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt se utilizan en la planificación de diversos proyectos. Por ejemplo:
- Empresas de logística
- Empresas de gestión
- Empresas constructoras
- Programación de personal de servicio
- Programación de producción
- Realización de proyectos de investigación
- Organización de ferias comerciales
- Producción de publicaciones
- Creación de contenidos de un sitio web
- Lanzamiento de productos
Observaciones finales
En este artículo te hemos hablado de la importancia del diagrama de Gantt como herramienta de organización de un proyecto determinado. Hemos analizado las ventajas y desventajas de este tipo de gráfico. Solo nos resta aplicar toda la teoría del diagrama de Gantt en un ejemplo.
Para ello, te invitamos a que visites este enlace. Aquí encontrarás información adicional y un increíble ejemplo de diagrama de Gantt.
Referencias Bibliográficas
- Geraldi, J., & Lechter, T. (2012). Gantt charts revisited. International Journal of Managing Projects in Business, 5(4), 578–594.
- Netronic. (n.d.). The Basics of Gantt Charts – The Ultimate Cheat Sheet. Recuperado 23 junio, 2021, de https://cdn2.hubspot.net/hubfs/315990/2017 Relaunch/Resources/Documents/For Developers/Ebook – The Ultimate Gantt Chart Cheat Sheet.pdf?t=1537564164083
- What is a Gantt chart? (n.d.). Recuperado 23 junio, 2021, de https://www.apm.org.uk/resources/find-a-resource/gantt-chart/
- Wilson, J. M. (2003). Gantt charts: A centenary appreciation. European Journal of Operational Research, 149(2), 430–437.
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