Gráfica de Gantt: ¿Qué es, para qué funciona y cómo se hace?
Si te pidieron que hagas una gráfica de Gantt, pero no sabes de qué se trata, quédate leyendo este post. Te contaremos todo lo que necesitas saber para evaluar si te conviene o no hacer una gráfica de Gantt para realizar tus proyectos. Además, te damos algunos ejemplos para que comprendas de forma práctica todo lo que debes saber sobre el apartado teórico que vamos a desarrollar.
¡Ponte cómodo y comencemos!
Gráfica de Gantt: definición
Antes de pasar al ejemplo de la gráfica de Gantt, vamos a tratar de definir esta herramienta de organización.
Por lo tanto, se trata de un diagrama utilizado en muchos proyectos que organiza las tareas con sus respectivas duraciones. El gráfico se compone de barras horizontales cuyas longitudes son variables. Cada una de ellas representa la tarea a realizar y la extensión indica cuánto tiempo llevará desarrollarla. La función es brindar una guía visual del cronograma de realización de un proyecto.
En la parte superior de la gráfica se coloca el tiempo y del lado izquierdo cada una de las actividades. Es decir, por cada tarea ubicada a la izquierda existe una barra de longitud al lado que indica el inicio y la finalización de la misma. Se agrega, en la mayoría de los casos, quién es el responsable de cada tarea. De esta manera, el diagrama te permitirá ver el orden de cada actividad y cuánto tiempo necesitarás para realizarla.
Otro componente de la gráfica son los hitos o logros. Es decir, a medida que se obtienen resultados del proyecto se van marcando los objetivos cumplidos.
En suma, una gráfica de Gantt expone de manera visual las actividades o los pasos que un proyecto (de una empresa, de una investigación, etc.) necesita para completarse y, asimismo, el tiempo en el que se espera realizarlas.
¿Cómo surgió la gráfica de Gantt?
El investigador polaco Karol Adamiecki creó los armonogramas en 1896 y los publicó en su idioma y en ruso. Por lo tanto, eran inaccesibles para muchos países de habla inglesa. Así, el estadounidense Henry Gantt, en 1910, publicó un gráfico similar en su país. Ambos diagramas se combinaron para crear lo que hoy conocemos como gráfico de Gantt. Obviamente, en esos primeros años se hacían manualmente. Sólo muchos años después, con el auge tecnológico, se crearon programas para diseñarlos digitalmente.
Este salto fue muy conveniente ya que facilitó la modificación del diagrama. Además, usando un programa en la nube es ideal para que todas las personas de un equipo dispongan y tengan acceso a la gráfica.
¿Por qué usar la gráfica de Gantt?
Este tipo de gráfica tiene varias ventajas. Veámosla más en detalle:
Visualización del proyecto en una línea del tiempo
Este aspecto no solo sirve para evaluar la duración de un trabajo, también brinda información para futuros proyectos puesto que les da una idea a los participantes sobre cuánto tardan en realizar las tareas. Como hemos dicho, al tener la posibilidad de confeccionarlo en la nube, propicia la participación de todo el equipo de trabajo.
Dependencia de las tareas
Como en todo proyecto, para avanzar con algunas tareas es necesario que finalicen otras. De esta manera, los participantes podrán estimar cuándo empezarán con sus actividades. Si alguno de ellos, por algún motivo, se retrasa, también lo colocará en el gráfico para informar de ello y, así, dar aviso al resto de las personas.
En ese sentido, los integrantes podrán ver en tiempo real y simultáneamente los trabajos de sus compañeros.
Hitos o logros
Se marcan con puntos fijos en la línea del tiempo. El aporte visual de ellos es indicar rápidamente cuáles son los momentos más importantes de un proyecto. En otras palabras, consiste en marcar las instancias decisivas para el objetivo del mismo.
Organización visual de proyectos enteros
Un gráfico de este tipo funciona como un mapa que, de un vistazo, permitirá evaluar y estudiar el desarrollo de un proyecto. De esta forma, cada integrante conocerá la carga de trabajo que necesita cada objetivo.
Comparación de tiempos
Al realizar un gráfico de Gantt, tienes que estimar cuánto tardarás en hacer cada tarea antes de realizarla. Luego, cuando las hayas cumplido, podrás comparar la diferencia de tiempo entre lo que estimaste y lo que, efectivamente, tardaste. Así, podrás hacer ajustes y, además, planear en función de eso metas futuras.
Las partes del gráfico de Gantt
Los diagramas constan de 3 partes:
- Actividades en la columna de la izquierda.
- Logros o hitos en el eje superior o inferior.
- Barra de actividades con el inicio y finalización de cada tarea.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt?
Hay gráficos de Gantt muy sencillos y otros que pueden ir complejizándose cada vez más. Tú puedes ajustarlo según tus necesidades. Sigue estos pasos para realizar tu diagrama:
- Elige qué programa utilizarás y piensa el tiempo total que estimas que tardarás. ¿En cuánto tiempo piensas que vas a concretar tu proyecto completamente? Puedes ir completando el gráfico a medida que lo pienses.
- Divide tu proyecto en tareas. Tomate el tiempo para desglosar tu objetivo en pequeñas tareas. Luego, estima cuánto te llevará cada una de ellas. Es decir, coloca la fecha de inicio y finalización de las mismas. En caso de ser necesario, a medida que avances con las actividades, podrás ir dividiéndolas nuevamente en tareas más pequeñas.
- Define las dependencias. Si estás realizando un trabajo largo, lo usual es que haya tareas que necesites terminar antes de empezar otras. Esto podrá estar reflejado en el diagrama y será accesible a todas las personas.
- Escribe los logros. Como mencionamos, ellos se marcan con un punto fijo, a diferencia de las tareas que se muestran en su duración. Así, anota cada vez que finalices una tarea para verificar cuánto tardaste en realizarla. Sirven, asimismo, para ayudar a las personas a identificar prioridades y para motivarlas a finalizar el trabajo.
- No dudes en modificar los tiempos y en agregar tareas si lo crees necesario. Lo bueno de hacerlo digitalmente es que es muy fácil borrar y agregar contenido al diagrama. En este sentido, conviene ser realistas y flexibles: nunca los plazos se cumplen exactamente como lo planeado.
Ejemplo de cómo realizar un gráfico
A continuación, vamos a explicarte la gráfica de Gantt con un ejemplo:
A partir de este ejemplo de la gráfica de Gantt, vamos a ver cómo se construye con un caso hipotético. Toma nota:
Planeamiento del lanzamiento de un producto
Comienzo del trabajo: 1/8.
Fecha estimada de finalización y día de lanzamiento: 30/9
De esta manera, el diagrama comenzaría el 1/8 y terminaría el 30/9 aproximadamente, puesto que dependerá de cuántas modificaciones se hagan durante el proyecto y cuántas tareas haya que agregar.
Por ejemplo, una vez lanzado el producto, se pueden enviar mensajes a los clientes informándoles de la novedad o promocionarlo en las redes sociales o buscar algún medio para dar a conocer la noticia.
Las tareas con sus respectivas fechas podrían ser las siguientes
- 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con metodología ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.
- 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.
- 24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos semanas para desarrollar el producto final.
- 31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.
- 7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.
- 10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y páginas web para el lanzamiento.
- 14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.
Conociendo la gráfica de Gantt a partir de este ejemplo, es posible que, más adelante, quieras agregar subtareas como: realización de videos y edición de imágenes, creación de gifs, etc.
Dependencia de las tareas
La tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de la tarea Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del producto depende de Revisión de la 1.ª versión del producto.
Esta dependencia da a conocer a todo el equipo las tareas que necesitan priorizar. Por ejemplo, los equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que el equipo de Marketing de Productos termine su plan.
Definición de logros
Definir logros del lanzamiento de un producto. Entonces, en la gráfica de Gantt puedes incluir, por ejemplo: fecha de finalización del producto y del programa de marketing, fecha de lanzamiento y de publicación, etc. Revisa que el programa que utilices distinga entre tareas y logros.
Revisión y modificaciones
El cronograma nunca se cumple sin modificarlo. Tal vez no fue posible terminar el 18 y lanzar el producto el 30. Además, puede ser que cada equipo necesite más tiempo para perfeccionar sus tareas. Por ejemplo: es probable que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las redes sociales.
La gráfica de Gantt en la universidad
Este diagrama no solo sirve en ámbitos administrativos o empresariales, sino que también es útil para cualquier proyecto o trabajo de larga duración. En este sentido, utilizarlos para organizar tu trabajo de tesis o tus proyectos académicos es muy aconsejable. Lleva tiempo organizarlo, pero, casi siempre, resulta de mucha utilidad. Para animarte a hacerlo, te sugerimos seguir estas etapas:
- ¿Cuándo quieres entregar tu proyecto? Piensa el tiempo que te llevará hacerlo de manera realista y en función, obviamente, de los tiempos de tu universidad.
- Enumera las tareas que tienes que hacer para completar el proyecto.
- Estima cuánto tiempo te llevará cada una de ellas.
- ¡Comienza tu trabajo! A medida que avances, anota todos los detalles y modifica lo que creas necesario.
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